Técnica Pomodoro: como utilizar para aumentar a produtividade no trabalho

por webtrends
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E se você pudesse conseguir uma hora extra em um dia – não seria incrível? Infelizmente, não temos o conhecimento para compartilhar nenhum método de sincronização temporal bem-sucedido, no entanto, existe uma técnica amplamente usada que permite que você altere seu gerenciamento de tempo em todo o seu potencial.

É a técnica Pomodoro. Este método popular para executar tarefas pode ajudá-lo a superar as distrações, se concentrar melhor e simplesmente fazer as coisas em pequenos intervalos, enquanto também faz pausas frequentes para retroceder, melhorando a produtividade em geral. O melhor de tudo é que é fácil.

O que é a técnica Pomodoro, realmente?

O Pomodoro, você já ouviu falar dele. Inventado por um empresário italiano, 25 minutos… algo sobre tomate, certo? A técnica Pomodoro é amplamente conhecida por dividir qualquer tarefa em blocos de 25 minutos de trabalho e 5 minutos de descanso. 

No entanto, se você sabe exatamente isso e acha que não conseguiria fazer muito em apenas 25 minutos, também pode concluir que esse método simplesmente não é para você. Mas isso é.

Acontece que Francesco Cirillo desenvolveu o método de estudo e chegou à duração média e ideal: 25 minutos de foco.

A técnica Pomodoro é simplesmente um sistema cíclico, onde você trabalha em sprints (relativamente) curtos, o que garante que você seja consistentemente produtivo. Você deve levar em consideração que a duração dos sprints depende do indivíduo e do tipo de tarefa. 

Algumas pessoas preferem sessões de 15 minutos, especialmente se tiverem dificuldades de aprendizagem ou problemas de concentração.

Como alternativa, algumas pessoas preferem sessões de 50 minutos com um intervalo de 10 minutos. 

E embora sua invenção não seja nada extraordinária, é genial em sua simplicidade e, o que a maioria das pessoas não conhece, versatilidade.


Como usar a técnica Pomodoro?

A metodologia Pomodoro é bastante simples. Quando confrontado com qualquer tarefa grande ou série de tarefas, divida o trabalho em intervalos curtos e cronometrados (chamados de “Pomodoros”) que são espaçados por pequenos intervalos. 

Depois, a cada 4 (ou mais) Pomodoros, faça uma pausa mais longa de 15-30 minutos, o que for necessário para fazer você se sentir recarregado e pronto para iniciar outra sessão de trabalho.

O fluxo de trabalho típico por meio da técnica Pomodoro é assim:

  • Escolha uma tarefa na qual deseja trabalhar;
  • Defina o cronômetro para 25 minutos, a duração padrão do Pomodoro;
  • Trabalhe na tarefa até que o cronômetro toque e, em seguida, marque sua tarefa na lista de tarefas pendentes;
  • Faça uma pequena pausa de 5 minutos para fazer algo não relacionado ao trabalho, como alongar-se, rabiscar ou fazer uma ligação;
  • A cada 4 pomodoros, faça uma pausa mais longa de 20-30 minutos. Isso irá ajudá-lo a limpar sua cabeça, recolocar seus pensamentos e descansar antes do próximo lote de trabalho no estilo Pomodoro.

 Isso treina seu cérebro para se concentrar por curtos períodos e ajuda você a ficar em dia com os prazos ou a renovar constantemente as caixas de entrada.

Com o tempo, pode até ajudar a melhorar sua capacidade de atenção e concentração.


O que eu preciso para começar?

Felizmente, você não precisa de muito para começar a executar suas tarefas do jeito Pomodoro. Você precisará:

1. Um cronômetro

Embora um cronômetro regular possa ser muito problemático para ser configurado manualmente para intervalos alternados de 25 e 5 minutos, há muitos cronômetros Pomodoro por aí que o ajudarão a gerenciar seu tempo. 

2. Um bloqueador de site (ou força de vontade muito forte)

Se você luta contra o vício em mídias sociais, um bloqueador de sites é essencial. Nossa escolha principal – StayFocusd permite que você defina limitações de quanto tempo você gasta em determinados sites, para que você possa navegar nas redes sociais por apenas, digamos, 15 minutos por dia. 

Passou todas as suas férias mais longas no Facebook? Não há mais Facebook para você então. Ou você pode simplesmente (apenas uma sugestão) não entra nas redes sociais enquanto trabalha em algo.

3. Um lembrete físico

Fique atento, pois depois de um tempo, a contagem regressiva em seu navegador pode se tornar apenas um monte de números móveis e sem sentido. Você pode se tornar imune ao significado de Pomodoro.

É por isso que nada funciona bem como um lembrete físico externo da técnica Pomodoro. Você pode fazer com um simples lembrete post-it ou talvez colocá-lo em sua lista de tarefas para completar, por exemplo, seis Pomodoros.

Ou você pode investir em um cronômetro Pomodoro real que pode definir e configurar da maneira que quiser através do software.

Este gadget leve é ​​realmente útil quando você deseja ter um lembrete físico que o lembre de dedicar toda a atenção à tarefa em questão.

Você pode configurar intervalos personalizados e padrões de luz personalizados para notificações – sem qualquer tique-taque e sons de toque irritantes.


E se eu me distrair?

Ok, digamos que você bloqueou seus sites e desligou o cronômetro. Mas é provável que um colega de trabalho passe por aqui com uma pergunta ou de vez em quando você terá que atender aquela ligação urgente. O que então?

É importante notar que  um Pomodoro é uma unidade inseparável de trabalho, o que significa que se você se distrair no meio da sessão, você terá que terminar o Pomodoro lá (começando um novo mais tarde), ou terá que adiar o distração até a sessão Pomodoro terminar.

Sim, Pomodoro parcial não conta. E há ciência por trás disso,  pois de acordo com um estudo, leva cerca de 23 minutos para refocar após uma interrupção – quase um Pomodoro inteiro! Portanto, se você permitir que uma distração desvie o foco de sua tarefa atual, será uma sessão improdutiva. 

As interrupções são incontroláveis ​​apenas pela interpretação, mas podemos assumir o controle e lidar com elas da maneira que melhor nos encoraje a permanecer produtivos.

Afinal, aquela coisa “urgente” não pode esperar cerca de 25 minutos ou menos? E-mails, perguntas e telefonemas podem quase certamente ser adiados até um intervalo ou uma sessão que possa tratar especificamente deles.

Essencialmente, o que a técnica Pomodoro ensina é gerenciar distrações de uma forma que aumenta a produtividade e permite que você controle o seu tempo.

Para lidar com distrações indesejadas de antemão e gerenciar com eficácia suas prioridades, F. Cirillo sugere a estratégia de “informar, negociar e ligar de volta”:

  • Informe a outra parte de que você está trabalhando em algo agora;
  • Negocie um momento em que você possa retornar a eles sobre o problema que o distrai em tempo hábil;
  • Agende esse acompanhamento imediatamente;
  • Ligue de volta para a outra parte quando seu Pomodoro estiver completo e você estiver pronto para resolver o problema


A técnica Pomodoro é para mim?

A técnica é ótima para funcionários de escritório, pois eles podem usar o formato estruturado para trabalhar com suas listas de tarefas pendentes.

Também pode ajudar a controlar as distrações durante o dia de trabalho. A técnica é fácil de implementar em um dia normal de trabalho.

Chris Winfield afirma que é até possível encaixar uma semana de trabalho de 40 horas em 16,7 horas. 

É amplamente utilizado pelos alunos para manter o foco durante o estudo. Como os alunos são conhecidos pelo hábito da procrastinação, a técnica pode treinar a disciplina e ajudar a ficar em dia com os estudos. 

A técnica Pomodoro faz você escolher um ponto de foco para cada sessão, estabelecendo uma meta e trabalhando exclusivamente nisso. Esse foco ajuda a conduzir as tarefas até a conclusão.

Ela também é muito popular entre os freelancers, pois ajuda a garantir que eles entreguem qualidade no prazo e com lucro. Isso o encoraja a fazer uma pausa real no que está fazendo e se mover. 

Isso ajuda você a se manter atualizado ao longo do dia, incentivando a criatividade e o pensamento rápido. Frequentemente, os escritores usam a técnica para rastrear seu progresso e manter o foco.

É adequada para sonhadores e aqueles que se distraem facilmente.

Também pode beneficiar pessoas com muitas coisas pequenas a fazer ou, ao contrário, pessoas que têm de fazer uma tarefa demorada, pois permite concentrar-se em uma tarefa por vez e dividir um grande projeto em pedaços de trabalho gerenciáveis. O sistema é notavelmente adaptável a diferentes tipos de trabalho.


Dominar a técnica Pomodoro para tarefas específicas

A técnica Pomodoro é muito versátil e adaptável às necessidades específicas de sua tarefa, personalidade e profissão.

É muito importante lembrar que a duração das sessões e dos intervalos não são imutáveis. Ao experimentar o Pomodoro, você provavelmente perceberá que gostaria de usar sessões de duração diferentes para atividades diferentes. 

No entanto, lembre-se de que Pomodoro é apenas uma técnica em como você se concentra para uma tarefa em mãos, não como você organiza ou prioriza seu trabalho.

Existem duas maneiras de decidir sobre o gerenciamento de tarefas:

  1. Faça uma tarefa maior em vários Pomodoros;
  2. Agrupe tarefas menores de natureza semelhante em uma sessão.

Tarefas menores são mais fáceis de entender e estimar. No entanto, para tarefas maiores, você deve tentar dividi-los em componentes menores e, em seguida, aplicar Pomodoro.

Qualquer tarefa que leve mais de 5 ou 6 pomodoros para ser concluída deve ser dividida em partes componentes.

Por exemplo, responder a e-mails pode ser menos intenso e, dependendo do volume, você pode contá-lo como uma sessão Pomodoro de 10 ou 15 minutos.

Ou você pode agrupá-lo com outro trabalho administrativo e de comunicação por um intervalo completo de 25 minutos. 

Uma tarefa grande, como criar um relatório de análise, deve ser dividida em tarefas menores, como obter dados, interpretar dados e colocá-los juntos em um relatório. E cada um deles exigirá seus próprios Pomodoros.

Você pode até mesmo alterar a duração de uma sessão para caber no tempo que você tem disponível. Em alguns casos, às pessoas avaliarão que têm apenas 20 minutos antes de precisar sair.

Mas isso não deve ser um obstáculo, já que você pode fazer apenas uma sessão de 15 minutos.

Além disso, você precisa realmente se sintonizar e considerar qual hora do dia é mais produtiva para certas tarefas.

Você tem mais energia pela manhã ou à tarde? Use isso para ajudá-lo a determinar a duração da sessão adequada a você e à tarefa.

Não se esqueça de que ele pode mudar para tarefas diferentes ou devido a outros fatores.


Qual deve ser a duração das sessões para diferentes tarefas?

Embora você possa se limitar aos intervalos clássicos de trabalho de 25 minutos e intervalo de 5 minutos apenas porque é mais fácil, você pode reconsiderar para atender às suas necessidades específicas.

Como entender quantos minutos você precisa para cada tarefa? Experimente com o Pomodoro. Pegue um dia onde você faz todas as suas tarefas através do Pomodoro. Nossa sugestão é:

  • Agrupe as tarefas ou divida-as em outras menores;
  • Em primeiro lugar, experimente o fluxo de trabalho da técnica clássica Pomodoro ao longo do dia;
  • Veja como a sessão se adapta a diferentes tarefas.

Anote o seguinte: Você concluiu a tarefa antes de o cronômetro terminar? Ou você sentiu que precisava de mais alguns minutos no estado de foco?

Estas são algumas questões sérias a serem consideradas se você deseja adaptar a técnica Pomodoro a qualquer tipo de trabalho que você fizer.

Para tornar mais fácil para você, reunimos alguns intervalos Pomodoro recomendados para diferentes atividades:

  • Emails, chamadas, comunicação: Pomodoro de 10-15 minutos, intervalo de 3 minutos, dependendo do volume;
  • Estudando, analisando: 25 minutos Pomodoro, 5 minutos de intervalo;
  • Escrita e outras tarefas criativas em foco: Pomodoro de 25-30 minutos, intervalo de 5 minutos, dependendo do seu estado de fluxo individual;
  • Trabalho criativo como design, edição: Pomodoro de 45-50 minutos, intervalo de 10-15 minutos, dependendo do seu estado de fluxo individual;
  • Reuniões, brainstorming: 25-30 minutos Pomodoro, 5 minutos de intervalo (repetido até que você alcance o objetivo da reunião).

Esses intervalos de tempo recomendados para o Pomodoro apenas darão uma ideia de quanto tempo você pode gastar nessas tarefas, e é possível que a duração ideal do seu tempo de foco individual varie. 

Alguns se contentam com 50 minutos de trabalho e 10 minutos de intervalo, outros acham que 35/7 é simplesmente perfeito, e um estudo sugeriu a proporção de 52 minutos ligado e 17 minutos desligado. 

No entanto, de acordo com vários estudos, uma sessão de trabalho não deve ultrapassar 52-60 minutos, pois é natural que percamos o foco depois disso.


Conclusão

A chave para dominar a técnica Pomodoro é entender as flutuações em seus próprios estados de fluxo e adaptar os intervalos Pomodoro a isso.

No entanto, quando você quiser começar a usar o Pomodoro, será muito mais fácil se você apenas seguir o sistema 25/5 clássico e ver como isso funciona.

Além disso, é importante notar que Pomodoro é uma técnica que ajuda a sua produtividade, não um conjunto de regras rígidas.

Se você realmente gosta desse fluxo e o cronômetro dispara, você pode terminar seu trabalho e fazer uma pausa.

Em última análise, o objetivo de executar tarefas do jeito Pomodoro é ajudá-lo a entrar efetivamente na zona, enquanto também faz pausas para recarregar.

Quanto mais habitualmente você a usa, melhor é para sua produtividade, mas de forma alguma a técnica precisa ser usada o tempo todo para ser eficaz.

Se você não pode aplicar a técnica o dia todo, não há razão para desistir completamente dela. 

Basta olhar para sua lista de tarefas e determinar as tarefas e os horários mais convenientes do dia em que você pode usar a técnica Pomodoro com eficiência.

Depois disso, você não deve ter nenhum obstáculo para o Pomodoro, que sai da procrastinação e entra na produtividade.

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